Näin pääset alkuun​

CtrlPrintin käytön aloittaminen asiakirjojen työstämisessä on pieni muutos toimintatavoissa, mutta sillä on suuri vaikutus käytännössä. Olemme matkassa mukana asennuksesta valmiiseen lopputulokseen saakka. Ja koko matkan siinä välissä. 

Kuinka aloitat CtrlPrintin käytön?

Ota yhteyttä johonkin meidän asiakasvastuullisista henkilöistä asiakastilin luomiseksi organisaatiollenne.

Varaamme lyhyen aloituskoulutuksen kaikille käyttäjille tarpeen mukaan.

Organisaatiostanne on valittava pääkäyttäjä, josta tulee samalla meidän pääkontaktimme. Pääkäyttäjä luo tunnukset organisaation sisäisille käyttäjille sekä luo tarvittaessa yhteydet muille käyttäjille organisaation ulkopuolelle.

Suunnittelijanne esivalmistelee asiakirjan ja te päätätte yhdessä, milloin voitte aloittaa työskentelyn sen parissa. 

Neuvomme kaikkia asiakirjojen kanssa työskenteleviä käyttäjiä lisenssien ja asennusten kanssa.

Voitte aloittaa työskentelyn, kun asiakirja on CtrlPrintissä, asennukset on testattu ja olette saaneet koulutuksen. 

Mitä tarvitsen?

Joko InCopy CC- tai InDesign CC -lisenssi kullekin käyttäjälle
Esimerkiksi edelliskauden raportin InDesign-malli

Asennukset:

  • Adobe InDesign tai InCopy 
  • CtrlPrint Transfer Manager (asiakirjojen lataamiseen)
  • Kirjasintyypit (erittäin suositeltavaa, mutta ei teknisesti välttämätöntä)
  • CtrlPrint-käyttäjä, jolla on tarvittavat käyttöoikeudet

Tarjoamme asennusapua ja neuvomme alkuun työkalujen käytössä.

Alkuunpääsy on yksinkertaista

Alkuunpääsy ja asiakirjojen parissa työskentelyn aloittaminen vie vain muutaman tunnin. Ja tähän sisältyy myös asennus ja koulutus. CtrlPrintin käytön aloittaminen on pieni muutos, jolla on suuri vaikutus. Olemme kaiken aikaa saatavilla työn edetessä aloituksesta valmiiseen työhön saakka, niin käyttöön kuin teknisiin kysymyksiinkin liittyen.

Näin CtrlPrint toimii

Alkuperäinen asiakirja jaetaan pienempiin osiin ja tallennetaan projektikansioon pilvialustalle. Osittamisen tarkoituksena on jakaa raportoivan tahon vastuuta eri osioista ja mahdollistaa käyttäjien työskentely eri osioiden parissa samaan aikaan ja toisiaan odottelematta.

Asiakirjan jakaminen ja lataus tapahtuvat Adobe InDesignissa. Tekstejä ja numeroita työstetään Adobe InCopy -tekstinmuokkausohjelmassa. Asiakirja toimii mallina, joten taiton menemistä sekaisin tai tuhoutumista ei tarvitse pelätä.

Pilvialustalla projektin jokaisella osallistujalla, jonka on tarkoitus tehdä muutoksia tai kommentoida, on oma käyttäjätunnuksensa ja käyttöoikeutensa projektikansioon sekä yhteen tai useampaan tekstiosioon. Oikeudet asetetaan manuaalisesti, eikä kukaan saa automaattisesti pääsyä arkaluontoisiin tietoihin.

Asiakirjaa muokatakseen käyttäjä kirjautuu CtrlPrintiin verkkoselaimesta ja valitsee yhden tai useamman osion joko muokattavaksi tai tarkistettavaksi PDF-muodossa. Muokattava asiakirja kuitataan ulos, jolloin kukaan muu ei voi muokata sitä samaan aikaan. Ulos kuitatun asiakirjan aiemmat versiot ovat saatavilla, mutta omaan käyttöön lataamisen jälkeen niitä ei voi tallentaa takaisin alustalle. Näin estetään vanhojen tietojen tallentuminen uudempien päälle.

Jokaisesta takaisin alustalle tallennettavasta asiakirjaversiosta luodaan sekä uusi asiakirja että uusi PDF, jotka tallennetaan samaan paikkaan. Asiakirjat ja PDF-tiedostot luodaan jokaisen käyttäjän tietokoneelle ja salataan ennen tallennusta pilvialustalle.

Adobe InCopy on erittäin tehokas ja helppokäyttöinen. Siinä on kaikki samat toiminnot kuin muissakin tekstinkäsittelyohjelmissa, kuten Hae/Korvaa ja oikeinkirjoituksen tarkistus. Suunnittelijat työskentelevät tavalliseen tapaan InDesignissa, (mahdollisena) erona vain se, että asiakirjat jaetaan useisiin osiin ja tallennetaan pilveen.

CtrlPrintin kommenttiratkaisun avulla käyttäjien on helppo kommunikoida keskenään muutostarpeista. Kommentit siirtyvät kätevästi käsiteltäviksi sekä InDesigniin että InCopyyn.

Onko muita kysymyksiä?

Lisätietoja saat asiakasvastaaviltamme.